Expense-Tracking scheitert meist an der Konsistenz. Belege sammeln sich, Apps werden nicht geöffnet, und nach drei Wochen ist das System tot. Das Problem liegt selten an der Software.
Expensify für Selbstständige mit Belegchaos
Expensify scannt Belege per Foto, extrahiert Datum und Betrag meist korrekt. Bei deutschen Kassenbons mit thermischem Druck liegt die Fehlerrate höher als bei gedruckten Rechnungen. SmartScan ist in der kostenlosen Version auf 10 Scans monatlich limitiert – für Freelancer unrealistisch. Bezahlversion ab 5 Dollar pro Nutzer.
Stärke: Kilometerabrechnung mit GPS und automatische Kategorisierung nach Händlern. Schwäche: Keine DATEV-Integration ohne Umwege über CSV-Export.
Wave Receipts als Alternative
Wave ist komplett kostenlos und erfasst unbegrenzt Belege. OCR-Qualität vergleichbar mit Expensify, aber langsamere Verarbeitung. Besonders praktisch: Direkte Anbindung an Wave Accounting. Wer bereits Wave für Rechnungen nutzt, spart Doppelerfassung.
Nachteil: Keine mobile Kilometererfassung, keine Offline-Funktion.
Veryfi und spezialisierte Scanner
Veryfi extrahiert auch Mehrwertsteuer und Zahlungsmethoden aus Belegen. Relevant für Vorsteuerabzug und detaillierte Buchführung. API-Zugang für Automatisierung vorhanden. Preisgestaltung undurchsichtig, aber Enterprise-fokussiert.
Manuelle Methoden die funktionieren
Manche schwören auf Foto-Ordner in der Cloud plus monatliche Stapelverarbeitung. Zeitaufwand höher, aber kein Abo, keine Datenweitergabe. Google Drive mit Ordnerstruktur nach Monaten und Kategorien kostet nichts außer Disziplin.